Automatisierung für Handwerksbetriebe
Veliton automatisiert die Büroroutine im Handwerksbetrieb – auf Ihrer bestehenden Software, ohne Systemwechsel, in 2–4 Wochen produktiv. Unser Katalog ist der Startpunkt; gebaut wird auf Ihre Abläufe.
Leistungen
Damit Ihr Team es nicht mehr von Hand tun muss. Ohne Systemwechsel, ohne Umschulung.
Ihre bestehenden Abläufe laufen künftig von allein: Daten übertragen, Dokumente ablegen, Erinnerungen verschicken, Fristen überwachen.
Rund um die Uhr, ohne Urlaub, ohne Krankmeldung.
Lexware, Microsoft 365, HubSpot, Ihre Branchensoftware, die Plantafel und die Zeiterfassung werden verbunden – auch ältere oder selbstgebaute Systeme.
Schluss mit Abtippen zwischen zwei Programmen.
Wenn Ihr Ablauf nirgends in den Katalog passt, bauen wir ihn neu. Der Katalog ist gewachsene Erfahrung, kein Baukasten mit festem Deckel.
Jeder neue Workflow, den wir für einen Betrieb entwickeln, kommt anschließend dazu.
Jeder Schritt wird protokolliert, kritische Entscheidungen bleiben bei Ihren Leuten. Preise, Sonderkonditionen und Freigaben rührt kein Workflow an.
Bei unplausiblen Daten meldet sich der Workflow, statt stumm weiterzulaufen.
Katalog
Diese Beispiele haben wir für Handwerksbetriebe entwickelt – sie zeigen, wo typischerweise Zeit versickert. Der Katalog ist der Startpunkt, nicht die Grenze: Er wächst mit jedem Projekt, und wir bauen genauso auf Abläufe, die nur bei Ihnen so laufen.
Offene Angebote werden nach 5, 12 und 20 Tagen automatisch nachgefasst. Eine Antwort stoppt die Sequenz sofort.
Kunden buchen Besichtigungstermine über einen Link, regional gebündelt, mit automatischer Erinnerung. Das Telefon-Ping-Pong entfällt.
Jeder Monteur bekommt morgens seine Einsatzinfos aufs Handy: Adresse mit Navi-Link, Auftrag, Material, Torcode. Kein Magnetboard-Chaos, keine Rückfragen.
Wärmepumpen mit Wartungsvertrag werden über die Hersteller-API überwacht. Bei einer Störung meldet sich der Betrieb, bevor der Kunde anruft.
Der Messdaten-Export des Prüfgeräts wird automatisch zu VDE-Protokoll, Geräteregister und Rechnung. Nach 11 Monaten geht das Folgeangebot raus.
Der Kolonnenführer spricht abends 90 Sekunden ins Handy. Daraus entsteht ein VOB-tauglicher Tagesbericht, Behinderungen werden für Nachträge markiert.
Baustellenfotos aus WhatsApp werden dem Projekt zugeordnet, als Vorher / Nachher / Mangel klassifiziert, umbenannt und im Kundenordner abgelegt.
„Termin bestätigt“, „Monteur unterwegs“, „Termin verschoben“ – ausgelöst durch Ereignisse auf der Plantafel.
Nach bezahlter Rechnung und nur ohne offene Reklamation geht die Bewertungsbitte raus. Unzufriedene landen beim Chef, bevor sie öffentlich werden.
Überfällige Rechnungen durchlaufen drei Eskalationsstufen. Ein Zahlungseingang stoppt sofort, Stammkunden stehen auf der Ausnahmeliste.
Eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Belege werden erkannt, validiert, für Menschen als PDF sichtbar gemacht und laufen als strukturierte Daten in die Buchhaltung.
Montags 6 Uhr eine Seite: Umsatz, offene Angebote, Außenstände, Auslastung und drei empfohlene Handlungen – aggregiert aus Lexware, Sheets und Zeiterfassung.
Bei Projektabschluss werden Ist-Stunden und Ist-Material automatisch gegen das Angebot gestellt. Sie sehen erstmals, welche Aufträge Geld verdienen.
TÜV, UVV-Prüfungen, Erste-Hilfe-Kurse, Führerscheinkontrollen: ein Register, Vorwarnung nach 60 / 30 / 7 Tagen, neue Nachweise kommen per Foto zurück.
Abgelehnte Angebote und inaktive Kunden bekommen nach Monaten anlassbezogen eine Mail – Heizsaison, Förderänderung, Prüffrist.
Neue Mitarbeiter durchlaufen eine automatische Checkliste: Dokumente einsammeln, Lohnbüro melden, Unterweisungen terminieren – rechtssicher dokumentiert.
Ihr größter Zeitfresser steht nicht dabei? Das ist der Normalfall, nicht die Ausnahme. Im Quick-Check schauen wir auf Ihre Abläufe, nicht auf unsere Liste – und bauen bei Bedarf etwas, das es vorher nicht gab.
Unabhängigkeit
Das ist unser Versprechen – und Ihr Ausstiegsszenario, falls Sie es je brauchen.
Workflows laufen in Ihrer IT-Umgebung oder in einer EU-Cloud, DSGVO-konform. Jeder Datenfluss wird vor dem Go-Live dokumentiert.
Jeder automatisierte Schritt landet im Protokoll: wer was wann ausgelöst hat und welche Daten verarbeitet wurden. Verwendbar für Steuerprüfung, Wirtschaftsprüfer und interne Revision.
Bei Fehlern eskaliert der Vorgang an einen Mitarbeiter, statt stumm weiterzulaufen. Monitoring und Benachrichtigung gehören dazu.
Workflows, Dokumentation und Zugänge gehören Ihnen. Monatlich kündbar, jeder qualifizierte IT-Dienstleister kann übernehmen.
Ablauf
Skalierung über mehrere Prozesse dauert typischerweise 2–4 Monate, abhängig von Umfang und Anbindungen.
Wir identifizieren Ihre größten Zeitfresser und priorisieren die Prozesse mit dem stärksten Hebel. „Lohnt sich noch nicht“ ist eine mögliche Antwort.
1–2 Workflows gehen produktiv – mit Dokumentation, klaren Verantwortlichkeiten und messbarem Ziel. Erste Zeitersparnis typischerweise ab Woche 3.
Bewährte Automatisierungen werden ausgerollt, mit Monitoring und sauberer Übergabe. Ihr Aufwand: wenige Stunden Abstimmung, kein Projektteam.
Preise
Sie sollen nicht drei Gespräche führen müssen, um eine Zahl zu hören.
30 Minuten. Ergebnis schriftlich – auch wenn wir abraten.
1–2 Workflows produktiv. Einmalig, Festpreis vor Projektstart, keine versteckten Posten.
Je Workflow, inklusive Support und Störungsbehebung. Premium ergänzt Updates, laufende Anpassungen und Prio-1-Reaktion innerhalb von 2 Stunden.
Zwischen Basis und Premium jederzeit wechselbar · monatlich kündbar
Fragen
Nach dem Quick-Check folgt ein Pilot von 2 bis 4 Wochen, in dem 1–2 Workflows produktiv laufen. Erste messbare Zeitersparnis sehen Sie typischerweise ab Woche 3. Vollständige Skalierung über mehrere Prozesse: 2–4 Monate, abhängig von Umfang und Anbindungen.
Dann bauen wir ihn. Der Katalog zeigt, was wir für Handwerksbetriebe bereits entwickelt haben – er ist keine Auswahlliste, aus der Sie etwas nehmen müssen. Individuelle Workflows kosten nicht grundsätzlich mehr; der Aufwand hängt an den Anbindungen, nicht daran, ob wir das schon einmal gebaut haben.
Nein. Wir bauen auf Ihrer bestehenden IT auf und verbinden vorhandene Lösungen miteinander. Auch ältere oder selbstgebaute Systeme lassen sich in den meisten Fällen anbinden. Wenn ein System wirklich nicht koppelbar ist, sagen wir Ihnen das im Quick-Check.
In Ihrer eigenen Infrastruktur oder in einer EU-Cloud, DSGVO-konform mit Serverstandort in der EU. Ihre Geschäftsdaten verlassen weder die Cloud noch Ihre Kontrolle. Jeder Datenfluss wird vor dem Go-Live dokumentiert.
Jeder Workflow hat einen definierten Fallback. Bei Fehlern wird der Vorgang automatisch an einen Mitarbeiter eskaliert, statt weiterzulaufen. Sie bekommen Monitoring und Benachrichtigungen. Im Premium-Betrieb reagieren wir werktags innerhalb von 2 Stunden.
Nein. Wir betreuen die Automatisierungen mit. Ihr Team muss nur die fachlichen Abläufe kennen. Eine kurze Anwenderschulung von 1–2 Stunden gehört zum Piloten dazu.
Meistens nicht. Gerade in kleineren Betrieben stemmen ein bis zwei Personen den Großteil der Büroarbeit – dort ist der Hebel pro Workflow am größten. Ob sich der Aufwand rechnet, sagen wir Ihnen im Quick-Check anhand Ihrer Zahlen.
Sie behalten alle Workflows, die Dokumentation und sämtliche Zugänge. Nichts läuft auf unserer Infrastruktur. Der Betrieb ist monatlich kündbar, und Sie können intern oder mit einem anderen Dienstleister weiterarbeiten.
Nächster Schritt
Im kostenlosen Quick-Check klären wir, wo in Ihrem Betrieb die meiste Zeit versickert – und ob ein Pilot in 2–4 Wochen sinnvoll ist. Ohne Verkaufsdruck.
Lieber zuerst per E-Mail? kontakt@veliton.de